Sprint Planning: 3 Passos simples para melhor eficiência
Em um mundo empresarial dinâmico e competitivo, equipes ágeis tornaram-se essenciais para impulsionar a inovação e a entrega de valor contínuo. A Sprint Planning, uma prática crucial no framework ágil, desempenha um papel central na maximização de resultados e engajamento das equipes. Neste post, exploraremos um método em três fases para a Sprint Planning, visando não apenas atingir metas de curto prazo, mas também alinhar-se estrategicamente com objetivos a longo prazo.
Segundo o Scrum Guide o tempo de duração de uma Sprint planning pode variar de acordo com o tamanho da sua Sprint. Podendo chegar até em 8 horas, para sprints de 4 semanas, porém alocar um time por 8 horas parece inviável nos dias atuais, principalmente em times que estão em formação. Recomenda-se realizar sprints mais curtas, começe com 2 semanas e isso pode reduzir o tempo da sua Planning para até 2h. Verifique se esse tempo é suficiente após algumas execuções.
Embora o Scrum conte com m guia para lhe ajudar, é muito importante a avaliação caso a caso. Verifique se está sobrando ou faltando tempo, mas principalmente se ao final da sprint anterior o plano foi seguido ou não. A Planning não é simplesmente colocar uma lista de User Stories em um quadro, ela precisa fazer sentido.
Passo 1: Apresentação do Objetivo a Longo Prazo
Antes de mergulhar nas tarefas do próximo Sprint, é imperativo que a equipe tenha uma visão clara do objetivo a longo prazo. Durante esta fase inicial da Sprint Planning, a liderança apresenta o panorama geral, destacando como as atividades do Sprint contribuem para a realização desse objetivo. Esse alinhamento estratégico é fundamental para manter a equipe focada e motivada, entendendo o propósito por trás de cada Sprint.
Revise os itens que ficaram para trás ou que não foram finalizados na Sprint anterior. Avalie s e os itens ainda fazem sentido de acordo com o panorama atual da equipe e estime novamente. Utilize este tempo para validar principalmente a prioridade do que ficou para trás.
Olhe para a sua lista de Funcionalidades e verifique o andamento de cada uma, apresente isso ao time. Neste primeiro momento, vale lembrar que o objetivo final deve ser liberar valor ao cliente, então foque nisso e mantenha somente as atividades que estão alinhadas com o objetivo.
Este é o momento de adicionar ou remover atividades do escopo da sprint. Não seja apegado demais às User Stories. Tudo deve contribuir para gerar valor ao cliente, foque nisso!
Como sabemos, uma User Story é a menor parcela de entrega testável que um time pode realizar, ela faz parte de uma funcionalidade maior. Um conjunto de User Stories vai entregar uma funcionalidade completa, então verifique que tudo esteja alinhado para entregar a funcionalidade o mais rápido possivel. Trabalhar com muitas funcionalidades em paralelo, pode fazer sentido no início, mas no fim das contas, trabalho concluído é o que conta! Lembre-se disso.
Passo 2: Detalhamento dos Itens e Remoção de Impedimentos
Com o objetivo a longo prazo estabelecido, a segunda fase concentra-se na apresentação e discussão dos itens específicos a serem abordados no próximo sprint. Cada membro da equipe tem a oportunidade de tirar dúvidas e esclarecer aspectos dos itens apresentados. Além disso, verifica-se se todos os itens atendem ao “Definition of Ready” (DoR), garantindo que estão prontos para serem trabalhados. Durante essa fase, é crucial liberar quaisquer impedimentos que possam surgir, permitindo que a equipe alcance sua máxima eficiência.
Mesmo um item prioritário pode estar incompleto, ajuste antes de empurrar para a fila de desenvolvimento do time. Um item incompleto só vai atrasar a entrega do seu time, pois vai ser necessário várias interrupções durante a Sprint.
Neste momento, faça a quebra das User Stories em tarefas menores, atividades de 4h a 8h, que representem o andamento diário das atividades, isso irá facilitar o foco na sua Daily e também o entendimento dos passos a serem seguidos pelo time. Aqui neste ponto pode haver uma certa resistência do time, procure fazer indagações sobre o andamento diário, processos de deploy, revisão de código, testes e etc.
Passo 3: Priorização e Objetivo da Sprint
O terceiro passo foca na priorização das User Stories e na subsequente quebra delas em tarefas menores. A equipe, em colaboração, determina a ordem de prioridade das histórias do usuário com base no valor que cada uma entrega. Esta priorização é crucial para otimizar o tempo e pessoas disponíveis. Neste momento as User Stories estão desmembradas em tarefas menores, facilitando o acompanhamento diário durante as Daily Meeting. Essa abordagem divide o trabalho em partes gerenciáveis, permitindo uma visão mais clara do progresso diário.
Com tudo já ajustado em tarefas menores, fica aqui a observação para verificar possíveis impedimentos e dependências. Qualquer coisa que possa atrasar ou impeça a entrega do item é um impedimento. Verifique também a capacidade e disponibilidade dos membros da equipe, revise se haverá algum evento ou dias de folga previstos e ajuste a capacidade do time.
Elabore a lista de prioridades dentro da sua sprint, um método bastante comum é utilizar o MOSCOW (falaremos mais dele em breve). Basicamente você irá definir uma lista de atividades que serão mandatórias para seu Sprint, sem elas seu sprint terá falhado! Em seguida uma lista de itens que também são necessários, mas com uma prioridade menor, e assim por diante. Até chegar em itens que seria bom a conclusão, porém caso não sejam completos o impacto será pequeno ao projeto.
Conclusão
Ao adotar esse método em três fases para a Sprint Planning, as equipes ágeis podem não apenas maximizar os resultados de curto prazo, mas também manter um alinhamento estratégico a longo prazo. A transparência, a comunicação eficaz e a priorização cuidadosa são as chaves para o sucesso neste processo. Ao implementar essas práticas, as equipes podem não apenas atingir metas, mas também fortalecer o engajamento e a colaboração, criando uma base sólida para o sucesso contínuo.
Comente aqui se faz sentido para você esta abordagem ou se usa alguma diferente no sei dia a dia!
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