Eficiência na Sprint: Calculando a Capacidade Produtiva com Inteligência
Caros colegas Scrum Masters e entusiastas da metodologia ágil,
Aprimorar a capacidade produtiva de uma Sprint é uma busca constante para garantir entregas eficientes e de alta qualidade. Vamos explorar um método inteligente para calcular essa capacidade, considerando pontos de User Stories, demandas urgentes e as inevitáveis interrupções não planejadas. Uma das atividades mais complexas de uma Sprint ou de qualquer planejamento acaba sendo estimar a capacidade produtiva do time. Uma estimativa é basicamente um palpite, porém esse palpite pode ficar melhor com o decorrer do tempo. Neste artigo vamos aprender como contornar certos problemas e ao final, tem uma surpresa! Receba um modelo para lhe ajudar no cálculo da capacidade do time!
Passo 1: Estimativa de Pontos de User Stories
Comecemos pela base do Scrum: as User Stories. Atribuímos pontos a cada uma delas, representando a complexidade e o esforço necessário. Assumamos que temos um total de pontos planejados para a Sprint. Inicialmente isso será um grande palpite, caso não exista um histórico para validar a capacidade do time. Não se preocupe em errar a capacidade nas primeiras sprints, vá corrigindo ao decorrer do tempo. Com o passar das sprints vai ficar mais fácil e acertivo. O Scrum tem como premissa a velocidade e aceleração, então se você estiver fazendo o tema de casa, seu time irá acelerar bastante no início. Dê uma olhada no artigo BURNDOWN: IDENTIFICANDO BLOQUEIOS E IMPEDIMENTOS para entender como lidar com os impedimentos.
Passo 2: Incorporando Demandas Urgentes
A realidade é que nem todas as atividades podem ser previstas. Demandas urgentes, como bugs críticos ou tarefas inesperadas, podem surgir. Para acomodar isso, destinaremos uma reserva de pontos (aproximadamente 20% da capacidade inicial) para essas emergências. Emergências podem ser de todo o tipo, o ambiente caiu e precisa de uma manutenção ou ainda aquele bug de produção urgente que está gerando prejuízo. Tome bastante cuidado com essa parte, pois se depender do gerente de projetos qualquer demanda é urgente! Leve em conta o plano da sprint e avalie, até mesmo os bugs.
Conversar com o time e com o PO é de extrema importância sempre que surgir algum problema urgente. Lembre-se que a prioridade é a entrega de valor ao cliente e não adianta nada sair pulando de tarefa em tarefa e no final das contas não entregar nada. A mudança de contexto pode matar a entrega do seu time!
Passo 3: Ajuste para Feriados e Ausências
Para manter a equidade no cálculo, é crucial considerar feriados e dias em que membros da equipe estarão ausentes. Digamos que, em uma Sprint típica de duas semanas, temos três dias úteis de feriado e um membro da equipe estará fora por dois dias devido a férias. Isso representa uma perda de 5 dias úteis (25% da Sprint). Sempre reserve um tempo na sua Sprint Planning para perguntar da disponibilidade de cada membro do time. O ideal é fazer isso o quanto antes, para evitar imprevistos.
Claro que em alguns casos, acontece de um membro do time ficar doente ou ter alguma urgência. Neste caso, revise o plano da sprint e talvez seja o caso de reduzir o escopo pensado no início.
Férias, feriados e folgas são previsíveis então trabalhe com isso e ajuste na capacidade do time de acordo com o quanto cada um dos membros costuma entregar. Para ser ainda mais efetivo procure saber quais podem ser as áreas afetadas com a saída de algum membro do time. Deixe alguém delegado destas atividades, caso algo aconteça seu time estará coberto também.
Passo 4: Ritos e Reuniões
Não se esqueça de que durante sua sprint o time deve considerar que irá realizar suas reuniões usuais. Daily, Planning, Refinement e Retrospectiva, ou ainda outras que você possa ter.
Não negligencie os seus ritos! Fazer com que o time trabalhe para finalizar aquele bug durante a Retrospectiva não irá salvar sua sprint! É importante que todos estejam presentes na reunião e contribuindo, caso contrário não adianta estar fazendo número.
Avalie o tempo que cada um dos ritos leva e subtraia do seu time, normalmente esse numero vai ficar entre 10% a 15% a depender do time.
Passo 5: Tempo Produtivo Planejado
Subtraindo a reserva para demandas urgentes e os dias de feriado/ausência, chegamos ao tempo produtivo planejado. Neste cenário, estamos olhando para aproximadamente 45% do tempo útil total.
Pode parecer pouco, não é mesmo? Te digo que não é!
Durante o dia a dia, aparecem atividades que não são geralmente rastreáveis por story points, como uma ajuda ao colega ou ainda aquele tempo de espera por um ambiente lento. Esperar ou realizar um code review também pode levar um tempo não previsto. No fim das contas, caso sobre tempo, você deve ter um backlog já preparado para caso possa adiantar alguma coisa.
Formula resumida
- Pontos Planejados: 100
- Reserva para Urgências: 20 pontos (20%)
- Dias de Feriado/Ausência: 25% da Sprint (quando houver)
- Quando houver imprevisto, reavalie a sprint!
- Ritos e Reuniões: 10%
- Tempo Produtivo Planejado: 45%
Este método flexível oferece uma abordagem inteligente, considerando a incerteza inerente ao desenvolvimento ágil. Além disso, permite uma gestão eficaz de prioridades, garantindo que a equipe esteja preparada para lidar com imprevistos sem comprometer a entrega planejada.
Lembrando que o sucesso em Scrum não se trata apenas de entregar mais rápido, mas de entregar com consistência e adaptabilidade.
Boa Sprint a todos!
Presente do Scrum Master!
Quer um presente para te ajudar a planejar a capacidade do seu time? Dê uma olhada neste modelo que pode te ajudar a calcular o quanto seu time pode entregar, avaliando até mesmo os imprevistos. Com o tempo vai ser possível até mesmo prever o quanto seu time acaba desviando para atividades urgentes ou bugs!
Rafa Machado
Excelente material! Parabéns!!!